En desarrollo del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, de la jurisprudencia constitucional y laboral aplicable y de la Circular 048 de 2026 del Ministerio del Trabajo, SOTRACOR S.A. garantizará el debido proceso en toda actuación disciplinaria mediante las siguientes etapas:
ETAPA 1. Investigación preliminar. Cuando la empresa tenga conocimiento de hechos que puedan constituir incumplimiento de obligaciones legales, contractuales o reglamentarias, podrá adelantar una investigación preliminar destinada exclusivamente a establecer si existen elementos suficientes para iniciar formalmente un procedimiento disciplinario.
Durante esta etapa podrán recaudarse documentos, registros electrónicos, videos, informes operativos, reportes GPS, testimonios, informes técnicos, auditorías, registros biométricos, inspecciones y cualquier otro medio probatorio legalmente admisible.
La investigación preliminar no constituye actuación disciplinaria contra el trabajador.
Su finalidad será exclusivamente determinar la procedencia de:
a) archivo;
b) medidas preventivas cuando sean necesarias;
c) apertura formal del procedimiento disciplinario.
La investigación preliminar deberá adelantarse dentro de un término razonable que no excederá de quince (15) días hábiles contados desde el conocimiento de los hechos, prorrogables por una sola vez hasta por quince (15) días hábiles adicionales cuando la complejidad del asunto, la necesidad de recaudar pruebas o circunstancias objetivas lo justifiquen.
ETAPA 2. Apertura formal. Si la empresa encuentra mérito suficiente, comunicará por escrito la apertura del procedimiento disciplinario.
La comunicación contendrá como mínimo:
a) Identificación del trabajador;
b) Descripción clara de los hechos;
c) Normas presuntamente infringidas;
d) Traslado de las pruebas existentes;
e) Indicación del derecho de presentar descargos;
f) Posibilidad de solicitar y aportar pruebas;
g) Fecha, hora, modalidad y mecanismo mediante el cual se realizará la diligencia de descargos, indicando si esta se llevará a cabo de manera presencial, virtual, mixta, escrita o mediante cualquier otro medio que garantice el ejercicio efectivo del derecho de defensa, contradicción y aportación de pruebas.
ETAPA 3. Descargos. El trabajador dispondrá de un término no inferior a cinco (5) días hábiles contados a partir de la notificación de la apertura formal del procedimiento disciplinario para preparar su defensa.
Durante la diligencia de descargos el trabajador podrá ejercer plenamente su derecho de defensa y contradicción, y en especial:
a) Rendir versión libre respecto de los hechos investigados.
b) Pronunciarse sobre los hechos, conductas u omisiones que se le atribuyen.
c) Controvertir las pruebas allegadas al expediente disciplinario.
d) Aportar documentos, registros, elementos materiales probatorios y cualquier otro medio de prueba legalmente admisible que considere pertinente para su defensa.
e) Solicitar la práctica de pruebas adicionales que estime conducentes, pertinentes y útiles para el esclarecimiento de los hechos.
f) Formular las observaciones, aclaraciones, explicaciones y manifestaciones que considere necesarias.
g) Manifestar, de manera libre, voluntaria, expresa e informada, el reconocimiento total o parcial de los hechos objeto de investigación o de la conducta que se le atribuye, cuando así lo considere.
El reconocimiento voluntario de los hechos no exime a la empresa del deber de verificar la ocurrencia de la conducta investigada, valorar integralmente las pruebas incorporadas al expediente, establecer la responsabilidad disciplinaria cuando haya lugar y adoptar una decisión debidamente motivada y proporcional.
Cuando el trabajador reconozca expresamente los hechos investigados y manifieste que no solicitará la práctica de pruebas adicionales, la empresa podrá prescindir de aquellas actuaciones probatorias que resulten manifiestamente innecesarias, dejando constancia motivada de ello en el expediente disciplinario, sin perjuicio de practicar las verificaciones que considere pertinentes para garantizar una decisión objetiva y ajustada a derecho.
El reconocimiento voluntario de los hechos podrá ser valorado por la empresa, conjuntamente con las demás circunstancias objetivas acreditadas dentro de la actuación disciplinaria, para determinar la existencia de responsabilidad disciplinaria, la procedencia de la sanción y, cuando corresponda, su graduación conforme a los principios de legalidad, razonabilidad, proporcionalidad, individualización de la medida disciplinaria y favorabilidad cuando resulte aplicable, sin que dicha manifestación genere para el trabajador un derecho automático a la disminución, sustitución, exoneración o inaplicación de la sanción que legalmente corresponda.
La empresa evaluará la pertinencia, conducencia, utilidad y necesidad de las pruebas solicitadas y decidirá motivadamente sobre su práctica o rechazo, dejando constancia de dicha decisión dentro del expediente disciplinario.
Concluida la diligencia, se levantará el acta correspondiente, la cual contendrá como mínimo:
a) La identificación de los participantes.
b) La fecha, hora y modalidad en que se desarrolló la diligencia.
c) Un resumen de las actuaciones realizadas.
d) Las manifestaciones efectuadas por el trabajador.
e) Las pruebas aportadas, solicitadas o controvertidas.
f) Las decisiones adoptadas durante la diligencia.
El acta será suscrita por quienes intervengan en ella. Si alguno de los participantes se niega a firmarla o no fuere posible obtener su firma por cualquier circunstancia, se dejará constancia expresa de dicha situación, sin que ello afecte la validez de la actuación disciplinaria cuando se encuentren garantizados el debido proceso, el derecho de defensa, el principio de contradicción y las demás garantías previstas en la Constitución Política, la ley y el presente Reglamento.
ETAPA 4. Valoración de pruebas y decisión. Concluida la etapa probatoria y agotadas las actuaciones que la empresa considere necesarias para el esclarecimiento de los hechos, la autoridad competente realizará una valoración integral, objetiva y motivada de las pruebas legalmente recaudadas, de los descargos, de los argumentos de defensa y de las demás circunstancias relevantes del caso.
Como resultado de dicha valoración, la empresa adoptará una decisión debidamente motivada dentro de un término razonable, mediante la cual podrá:
a) Disponer el archivo de la actuación disciplinaria cuando no exista mérito para imponer sanción disciplinaria.
b) Imponer la sanción disciplinaria que resulte procedente conforme al presente Reglamento y a la legislación laboral vigente.
La decisión se fundamentará en los principios de legalidad, debido proceso, presunción de inocencia, razonabilidad, proporcionalidad, individualización de la medida disciplinaria y favorabilidad cuando resulte aplicable.
ETAPA 5. Impugnación. El trabajador podrá impugnar la decisión disciplinaria dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación, mediante escrito físico, mensaje de datos o a través de los mecanismos electrónicos, tecnológicos o plataformas institucionales habilitados por la empresa, indicando los fundamentos de su inconformidad y las pruebas que pretenda hacer valer.
No obstante, una vez notificada la decisión disciplinaria, el trabajador podrá manifestar de manera libre, expresa, informada e inequívoca su aceptación de la decisión y la renuncia al ejercicio del recurso de impugnación.
Dicha manifestación podrá realizarse mediante cualquiera de los siguientes mecanismos:
a) Documento físico firmado.
b) Documento electrónico.
c) Firma electrónica, firma digital o cualquier mecanismo de autenticación reconocido por la legislación vigente.
d) Mensaje de datos enviado desde los canales previamente registrados por el trabajador.
e) Aceptación mediante plataforma tecnológica institucional, portal del trabajador, aplicativo móvil, sistema de gestión documental o cualquier otra solución informática implementada por la empresa.
f) Cualquier otro mecanismo idóneo que permita identificar plenamente al trabajador, acreditar la autenticidad de su manifestación de voluntad y garantizar su conservación como evidencia.
En estos eventos, la decisión disciplinaria quedará ejecutoriada desde el momento en que quede registrada la aceptación expresa del trabajador en el medio utilizado, sin necesidad de esperar el vencimiento del término previsto para interponer el recurso.
La aceptación voluntaria y la renuncia al recurso únicamente producirán efectos cuando conste que el trabajador fue previamente informado sobre:
1. La decisión adoptada.
2. La sanción impuesta.
3. El término previsto en el presente Reglamento para interponer el recurso de impugnación.
4. Las consecuencias jurídicas derivadas de su aceptación y renuncia al recurso.
Para garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad y conservación de la manifestación de voluntad del trabajador, la empresa podrá implementar mecanismos de autenticación y validación de identidad, incluyendo firma electrónica, firma digital, autenticación multifactor (MFA o 2FA), códigos de verificación, confirmación mediante mensaje de datos, aceptación a través de plataformas tecnológicas institucionales, portales corporativos, aplicativos móviles, sistemas de gestión documental, registros biométricos o cualquier otro mecanismo tecnológico idóneo que permita acreditar la identidad del trabajador, la autenticidad de su aceptación o renuncia y la integridad del registro electrónico correspondiente, de conformidad con la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 —o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan— y las demás disposiciones aplicables sobre mensajes de datos, comercio electrónico y mecanismos de autenticación electrónica.
La aceptación, renuncia, registros electrónicos, trazas de auditoría, sellos de tiempo, bitácoras del sistema y demás evidencias tecnológicas generadas durante este procedimiento harán parte integral del expediente disciplinario y tendrán el valor probatorio que les reconozca la legislación vigente.
ETAPA 6. Decisión de la impugnación. Cuando el trabajador interponga oportunamente el recurso de impugnación, este será resuelto por la autoridad competente distinta de quien adoptó la decisión inicial, mediante decisión motivada, la cual será notificada por los medios autorizados por la empresa.
La decisión se adoptará preferentemente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del término para interponer el recurso o, cuando este sea presentado antes del vencimiento de dicho término, contados a partir de la fecha de su radicación.
Cuando la complejidad del asunto, la práctica o valoración de pruebas, la necesidad de obtener información adicional, la disponibilidad de los intervinientes o cualquier otra circunstancia objetiva y razonable lo justifique, dicho término podrá prorrogarse hasta por diez (10) días hábiles adicionales, dejando constancia de las razones en el expediente disciplinario.
La autoridad competente realizará un examen integral de los hechos, las pruebas, los argumentos expuestos por el trabajador y la decisión recurrida, pudiendo:
a) Confirmar la decisión inicialmente adoptada.
b) Revocar total o parcialmente la decisión.
c) Modificar la sanción impuesta cuando las circunstancias del caso, las pruebas legalmente incorporadas al expediente y la correcta valoración jurídica de la conducta así lo justifiquen.
d) Disponer el archivo de la actuación cuando no se encuentren acreditados los hechos, la responsabilidad disciplinaria del trabajador o la procedencia de la sanción.
En ningún caso la decisión adoptada en la impugnación podrá desconocer el derecho de defensa, el debido proceso, los principios de razonabilidad y proporcionalidad ni las demás garantías previstas en la legislación laboral vigente.
Cuando del análisis integral de la actuación disciplinaria pueda derivarse una decisión potencialmente más gravosa para el trabajador respecto de la inicialmente impuesta, la autoridad competente deberá poner previamente en su conocimiento los fundamentos que sustenten dicha posibilidad y concederle una oportunidad razonable para ejercer su derecho de contradicción y defensa antes de adoptar la decisión definitiva.
Cuando el trabajador manifieste expresamente la aceptación de la decisión disciplinaria y la renuncia al recurso de impugnación conforme a lo previsto en la etapa anterior, la actuación disciplinaria quedará ejecutoriada desde ese momento y no será necesario surtir la presente etapa.
PARÁGRAFO 1. Modalidades de la diligencia de descargos. La diligencia de descargos podrá realizarse mediante cualquiera de las siguientes modalidades, según las características del caso, la ubicación del trabajador, las condiciones de operación de la empresa, la disponibilidad de medios tecnológicos y las necesidades del servicio, siempre que se garantice plenamente el ejercicio del derecho de defensa, contradicción, aportación de pruebas y las demás garantías propias del debido proceso:
a) Presencial.
b) Virtual mediante plataformas tecnológicas que permitan interacción en tiempo real.
c) Mixta, combinando asistencia presencial y virtual.
d) Escrita, cuando la naturaleza de los hechos o las circunstancias del caso permitan ejercer adecuadamente el derecho de defensa mediante escrito presentado dentro del término concedido.
e) Mediante videoconferencia, audioconferencia o cualquier otra tecnología de comunicación que permita la identificación de los participantes y el adecuado desarrollo de la actuación.
f) Cualquier otro mecanismo idóneo que garantice el ejercicio efectivo del debido proceso y la adecuada conservación de la actuación disciplinaria.
La modalidad de la diligencia será determinada por la empresa atendiendo las circunstancias particulares del caso, la disponibilidad de medios tecnológicos, la ubicación del trabajador, las necesidades del servicio y la garantía efectiva del derecho de defensa. No obstante, el trabajador podrá solicitar, de manera motivada, la utilización de una modalidad diferente, solicitud que será evaluada por la empresa con fundamento en criterios de razonabilidad, proporcionalidad, viabilidad operativa y garantía del debido proceso, sin que ello implique la suspensión automática de la actuación disciplinaria.
PARÁGRAFO 2. Registro, conservación y valor probatorio de las actuaciones. Con el fin de garantizar la fidelidad, integridad y trazabilidad de las actuaciones disciplinarias, la empresa podrá documentar las diligencias mediante actas escritas, grabaciones de audio o video, documentos electrónicos, firmas manuscritas, electrónicas o digitales, registros biométricos, correos electrónicos, mensajes de datos, plataformas tecnológicas y cualquier otro medio legalmente admisible, informando previamente al trabajador sobre su utilización cuando corresponda.
La negativa del trabajador a firmar el acta, asistir a la diligencia o autorizar la grabación no impedirá la continuación del procedimiento cuando exista constancia de la convocatoria, de la garantía del derecho de defensa y de las circunstancias presentadas.
Los documentos y registros que hagan parte de la actuación disciplinaria integrarán el expediente correspondiente, serán conservados conforme a la normatividad aplicable y tendrán el valor probatorio que les reconozcan la Constitución, la ley y las reglas de la sana crítica.
PARÁGRAFO 3. Alcance del procedimiento disciplinario. El procedimiento regulado en el presente artículo será aplicable exclusivamente para la investigación e imposición de sanciones disciplinarias previstas en el presente Reglamento.
La terminación del contrato de trabajo por justa causa constituye una decisión autónoma de naturaleza legal, prevista en el Código Sustantivo del Trabajo, y no tiene carácter de sanción disciplinaria. En consecuencia, se regirá por el debido proceso laboral aplicable y por las garantías constitucionales del derecho de defensa y contradicción, sin que resulte exigible la aplicación del régimen de gradualidad de las sanciones disciplinarias previsto en este Reglamento.
PARÁGRAFO 4. Archivo de la investigación preliminar. Cuando de la investigación preliminar no se evidencien elementos suficientes para iniciar formalmente el procedimiento disciplinario, o cuando los hechos investigados no constituyan falta disciplinaria, la empresa podrá disponer el archivo de las diligencias mediante decisión motivada, sin que ello constituya antecedente disciplinario para el trabajador ni impida la reapertura de la actuación cuando posteriormente aparezcan hechos o pruebas nuevas legalmente obtenidas que justifiquen su continuación.
PARÁGRAFO 5. Carácter de los términos del procedimiento disciplinario. Los términos previstos en el presente artículo constituyen parámetros internos orientados a garantizar la celeridad, eficacia y oportunidad de las actuaciones disciplinarias. Su eventual superación, cuando obedezca a circunstancias objetivas, razonables o debidamente justificadas, no generará por sí sola la nulidad del procedimiento ni de la decisión adoptada, siempre que se hayan respetado integralmente el debido proceso, el derecho de defensa, el principio de contradicción, la igualdad de las partes y las demás garantías previstas en la Constitución Política, la ley y el presente Reglamento.